Self-billing dla Grupy Medicover system rozliczania współpracowników
i rozwój
Z czym się zmierzyliśmy_
Medicover działa w Polsce od blisko trzech dekad. To nie tylko dobrze znana w Polsce marka w obszarze medycyny prywatnej, lecz również dynamicznie rozwijająca się organizacja. Obok centrów medycznych, aptek, szpitala Medicover posiada także liczne placówki współpracujące i partnerskie we wszystkich regionach kraju. To potężna grupa powiązanych ze sobą podmiotów prawnych, a przede wszystkim miejsce pracy tysięcy specjalistów i opieka medyczna dla setek tysięcy pacjentów.
Nasze zadania:
-
Stworzyć system, który uporządkuje i zautomatyzuje proces współpracy ze współpracownikami zatrudnionymi na kontrakt gospodarczy lub umowę zlecenie. Umożliwi szybką i sprawną obsługę tysięcy specjalistów i pracowników administracyjnych.
-
Stworzyć oprogramowanie bez długu technologicznego, przyszłościowe, łatwe do modernizacji i rozbudowy – dostosowane do wymogów ciągle powiększającej się, nowoczesnej organizacji oraz do stale zmieniających się wymagań prawnych sektora opieki medycznej.
Co dostarczyliśmy_
Przygotowaliśmy rozwiązanie, które zaspokaja potrzebę systemowej organizacji pracy w firmie współpracującej z wieloma innymi podmiotami. Wdrożyliśmy w Medicover zintegrowany system kadrowo-rozliczeniowy do obsługi współpracowników kontraktowych i zleceniobiorców.
-
Pozwala na zdalne i szybkie zarządzanie procesem kontraktowania i wprowadzania zmian w umowach zlecenia i kontraktach współpracowników.
-
Przetwarza dane dotyczące usług dostarczanych przez wszystkich współpracowników.
-
Został zintegrowany z istniejącymi już systemami kadrowym i księgowym, systemem obiegu dokumentu (DMS) i medycznym (zawierającym m.in. grafik przyjęć pacjentów i świadczone usługi medyczne).
-
Ma wbudowane różne funkcje, w tym m.in. tworzenia: raportów, rozliczeń oraz wystawiania e-faktur.
-
Został rozbudowany o moduł do zarządzania grafikiem pracy personelu szpitalnego.
Korzyści z nowego systemu_
-
Automatyzacja i digitalizacja procesu kontraktowania
-
Natychmiastowy dostęp do rozliczeń
-
Funkcjonalny i prosty moduł tworzenia i aktualizacji rozliczeń
-
Wdrożenie systemu umożliwiającego wystawianie e-faktur
-
Funkcja konfiguracji procesów akceptacji
-
Kontrola zakresu dostarczanych usług
-
Objęcie jednym systemem wszystkich spółek i partnerów – unifikacja systemu kadrowo-rozliczeniowego
-
Oszczędność czasu poprzez uproszczenie pracy osób obsługujących procesy wspomagane przez system
Od wdrożenia do systemu wprowadzono ponad 18 000 umów o współpracę, z czego aktywnych jest 8,5 tys.
Obejmuje i unifikuje sposób rozliczeń w 6 spółkach.
W ciągu 1 roku generuje 50 000 e-faktur.
Miesięcznie self-billing przelicza ponad 1 000 000 różnych danych, aby wygenerować cykliczne rozliczenia.
Jak pracowaliśmy_
Nowy system kadrowo-rozliczeniowy nie tylko objął pracowników, lecz zainicjował zupełnie elektroniczną obsługę współpracowników kontraktowych. Tworząc go, pracowaliśmy w oparciu o metodykę zwinną, ale też korzystaliśmy z innych procesów, aby – na ile to tylko możliwe – nie zakłócać rytmu biznesowego klienta.
Z uwagi na poziom skomplikowania projektu podzieliliśmy go na części. Każda składowa była następnie rozwijana według schematu: analiza wyzwania, wybór technologii usług, skompletowanie fachowego zespołu, ułożenie planu wdrożenia, implementacja i consulting technologiczny, opieka po wdrożeniu i przeszkolenie użytkowników.
Bez względu na etap prac trzymaliśmy się naszych kluczowych zasad:
